Financement des clubs

Les demandes de financement des clubs sont maintenant ouvertes. Veuillez voir le bas de cette page pour les dates limites.

Les demandes de financement des clubs sont ouvertes toute l'année. Tous les clubs et associations enregistrés peuvent demander un financement. Tous les clubs et associations inscrits peuvent demander le financement chaque semestre. Il est recommandé à chaque club de lire le POL GEN 15 avant de faire sa demande. Cela vous aidera à mieux comprendre les procédures et les règles qui sous-tendent notre processus de financement des clubs.

Démarches pour recevoir un financement :

1. Ouvrir un compte bancaire du club

Un club doit avoir un compte bancaire à son nom pour pouvoir recevoir des fonds. Le compte bancaire peut être créé dans n'importe quelle banque et peut être de n'importe quel type. Si vous avez besoin d'aide pour obtenir un compte bancaire visitez cvuo.ca/portail-des-clubs/gestion-bancaire-des-clubs.

2. Établir un budget

Il vous sera demandé de soumettre un budget global pour votre club en même temps que votre demande, mais établir un budget à l'avance vous aidera à mieux comprendre combien d'argent vous avez besoin du financement du club et pour quels articles. Pensez à utiliser notre modèle disponible pour rédiger vos budgets si vous en faites un de toutes pièces. Ce modèle est destiné à votre usage interne, car le portail de financement vous demandera d'y inscrire directement vos recettes et vos dépenses.

3. Soumettez votre application

Les candidatures sont ouvertes à des dates prédéterminées chaque semestre et toutes les dates sont disponibles sur le POL-GEN 3. Vous pouvez postuler en utilisant le lien si-dessus. Pour votre demande, vous devrez soumettre les informations sur votre club, son budget, un chèque annulé et une liste de tous les événements et articles pour lesquels vous demandez de l'argent. Vous ne savez toujours pas quoi faire ? Regardez l'atelier sur le financement des clubs ici.

4. Confirmer la réception des fonds

Si votre club est approuvé pour les fonds, le directeur financier de SÉUO transférera directement vos fonds sur votre compte bancaire dans les quelques semaines suivant l'approbation. Lorsque vous recevrez vos fonds, vous pourrez nous en informer et si vous ne les recevez pas à la date indiquée, nous pourrons déterminer ce qui a mal tourné (les choses tournent souvent mal).

5. Soumettre les modifications du budget (optionnel).

Si votre plan change au cours de l'année quant aux dépenses que vous souhaitez effectuer, vous pouvez toujours soumettre un amendement au budget. Les clubs peuvent demander de nouveaux articles ou modifier le coût des articles, mais ne peuvent pas demander plus d'argent par le biais d'un amendement budgétaire. Les clubs sont également tenus d'attendre que leur amendement soit approuvé avant de dépenser leur argent pour quelque chose qui n'a pas été approuvé.

Un club peut soumettre un amendement budgétaire en téléchargeant sa feuille Excel "Demande principale" et en modifiant ou ajoutant des éléments.

6. Soumettre les reçus et la liste des participants

Les clubs doivent fournir une preuve d'achat pour tous les articles qu'ils ont achetés avec les fonds du club. Les clubs doivent également fournir une liste des participants à tous les événements pour lesquels ils ont été approuvés. Les reçus sont collectés pour les dépenses de chaque semestre, ce qui signifie qu'ils sont collectés deux fois pour le financement d'automne, car celui-ci couvre les dépenses d'automne et d'hiver.

Les reçus peuvent être soumis en préparant un PDF de tous les reçus avec une étiquette numérotée, puis en faisant correspondre chaque élément de la feuille Excel "Demande principale" avec l'étiquette correspondante.

8. Remboursement des fonds non utilisés

Si vous n'avez pas utilisé tous les fonds qui vous ont été fournis, votre club devra les restituer au SÉUO par virement électronique. Ceci peut être fait après que vos reçus aient été vérifiés.

Questions fréquemment posées

Qu'est-ce que le financement de base?

Le financement de base est un financement utilisé pour soutenir les opérations générales du club! Vous pouvez inclure les demandes de dépenses que vous avez déjà effectuées et celles que vous prévoyez faire au cours de l'année universitaire en cours. Le financement de base va jusqu'à un maximum de 500 dollars par an.

Quelques exemples de financement de base incluent mais ne sont pas limités à :

1. Coûts du site Web.

2. Frais bancaires.

3. Articles de papeterie, bannières, nappes et enseignes.

4. Frais de santé et de sécurité : trousses de premiers soins et frais de formation.

Quelles sont les subventions?

Six subventions sont disponibles pour le financement de l'année universitaire. Tous les fonds fournis par le SÉUO doivent être utilisés conformément aux conditions convenues lors de l'approbation d'une demande de subvention.

1. Subvention pour les événements sociaux sportifs et académiques : couvre les dépenses associées à l'organisation d'événements sociaux, sportifs ou académiques, au cours de l'année académique donnée. Cette subvention peut couvrir jusqu'à 75 % des coûts associés à l'organisation d'un événement, jusqu'à 3 000 $ CAD.

2. Subvention d'initiative de développement durable : couvre les dépenses visant à poursuivre des objectifs de développement durable sur le campus. Fournit un soutien aux activités, à l'activisme, aux projets et aux initiatives visant à faire progresser la durabilité à l'Université d'Ottawa. Cette subvention peut couvrir jusqu'à 75 % des coûts associés à l'organisation d'une initiative, jusqu'à 1 500 $ CAD.

3. Subventions pour les conférences et voyages : couvre les dépenses associées aux voyages et au déplacement des membres du club et/ou de l'équipement pour se rendre et revenir d’événements officiels et conférences où ils représentent le club dans un contexte professionnel. Cette subvention peut couvrir jusqu'à 50 % des coûts associés au déplacement de représentants du club à un événement, jusqu'à 1 000 $ CAD.

4. Subvention pour les initiatives d'accessibilité et d'équité : couvre les dépenses associées aux initiatives et événements promouvant et faisant progresser des objectifs d'équité, de diversité, d'inclusion et d'accessibilité sur le campus. Cette subvention peut couvrir jusqu'à 75 % des coûts associés au déplacement de représentants du club à un événement, jusqu'à 2 000 $ CAD.

5. Subvention pour les arts et la musique : couvre les dépenses associées aux arts visuels et de la scène. Cette subvention peut couvrir jusqu'à 75 % des coûts associés à l'exécution d'une initiative, jusqu'à 1 500 $ CAD.

6. Subvention pour la santé mentale : couvre les dépenses associées aux initiatives et aux événements qui promeuvent et font progresser les objectifs d'équité, de diversité et d'accessibilité sur le campus. Cette subvention peut couvrir jusqu'à 75 % des coûts associés à l'exécution d'une initiative, jusqu'à 2 000 $ CAD.

Critères d'approbation

Les critères incluent, mais ne sont pas limités à :

• Une candidature complète et ponctuelle.

• Clubs ayant des antécédents de responsabilité financière et de tenue de dossiers constants, une efficacité opérationnelle lors de la gestion des fonds fournis par le SÉUO.

• Événements, programmes ou services bilingues

• Événements, programmes ou services durables

• Événements, programmes ou services accessibles

• Événements, programmes ou services inclusifs

• 3 devis pour les articles de plus de 1 000$

Calendrier des cycles de financement des clubs pour 2022-2023

Les clubs peuvent demander un financement dans les fenêtres suivantes à partir de mai 2023 :

Du 1er juillet au 31 juillet

Du 1er octobre au 31 octobre

Du 1er au 31 février

Si vous avez d'autres questions, n'hésitez pas à contacter president@cvuo.ca.