Réservations
Dans le cadre de leur forfait, tous les Groupes d'étudiants enregistrés (clubs, conseils d’administration et associations) peuvent réserver un espace sur le campus.
Toutes les demandes pour la réservation d’espaces et pour des services sont faites sur VEMS, le modèle de demande en ligne utilisé par Conventions and Reservations (C&R). C&R est votre guichet unique pour la coordination d'événements sur le campus, cliquez ici pour une liste des services disponibles.
ACCÈS VEMS
Vous devez d'abord enregistrer votre Groupe d'étudiants auprès de l'UOSU pour obtenir votre compte VEMS.
Une fois le VEMS opérationnel, les identifiants et mots de passe seront automatiquement envoyés par Conventions and Reservations à l'adresse e-mail des 2 signataires autorisés dans un délai de 2 semaines.
Problèmes avec votre compte VEMS - contactez congres@uottawa.ca
PÉRIODE DE RÉSERVATION
La réservation pour l'année académique 2022-2023 sera disponible à partir du 15 août 2022.
Forfait Groupe Étudiant
Le tableau suivant décrit le forfait disponible pour les Groupes d'étudiants.
IMPORTANT : Dans la page d'accueil VEMS, en cliquant sur "about" sur chaque modèle de demande, vous trouverez des informations utiles à prendre en compte avant de remplir votre demande de réservation. Les informations disponibles comprennent les règles d'utilisation de l'espace, les équipements fournis, les disponibilités et les heures d'ouverture, ainsi que des explications supplémentaires sur les frais demandés.
| Espaces | Modèle de demande sur VEMS | # Réservations (Excluant les frais de service) | Date limite pour soumettre une nouvelle demande sur VEMS* |
|---|---|---|---|
| Auditoriums du registraire et salles de classe |
« J’ai besoin d’une salle de classe » |
Total de 15 locations de salle GRATUITES par semestre | 14* jours calendaires |
| Espaces promotionnels (kiosques) dans le University Centre Jock Turcot Promenade (niveau inférieur) |
« Réserver un espace promo/kiosk » |
Total de 5 locations d'espace promotionnel GRATUITES par semestre | 14* jours calendaires |
| Espaces extérieurs | Location d'espace GRATUITE et illimitée | 14* jours calendaires | |
|
Espaces pour événements spéciaux
Kiosques dans d'autres bâtiments Autres espaces |
« J'ai besoin d'une location d'espace et/ou de services » |
Des frais seront probablement applicables. Devis fourni par C&R en fonction des besoins de l'activité. | 30* jours calendaires |
DATE LIMITE POUR SOUMETTRE UNE NOUVELLE DEMANDE*
Reportez-vous aux informations de la grille ci-dessus pour connaître les échéances VEMS. VEMS ne vous laissera pas sélectionner un espace si vous n'êtes pas dans les délais ou si un autre événement est déjà réservé dans l'espace désiré.
Cela dit, il est préférable de planifier toutes vos activités pour l'année universitaire et d'envoyer vos demandes le plus tôt possible. Nous vous recommandons de soumettre toute demande pour une grande activité (gala, réception, conférence, etc.) au moins 60 jours calendaires avant la date demandée pour éviter tous problèmes. Les agents de coordination C&R se réservent le droit d'annuler votre demande ou de reporter votre réservation en fonction des besoins de votre activité.
En raison des ressources actuelles de C&R, C&R ne répondra à aucune demande de dernière minute.
TROUSSE D'OUTILS POUR GROUPE ÉTUDIANT
Les Groupes d'étudiants ont désormais accès à une boîte à outils Share Drive contenant des informations pertinentes telles que :
Guide de planification en personne et listes de contrôle
Liste de classe du registraire
Informations pertinentes et documents utiles
Conventions and Reservations continueront de remplir cette boîte à outils, veuillez donc la consulter fréquemment.